生産管理において、業務フローの作成はとても重要な要素です。受注管理・生産管理・工程管理といった複数の管理作業を、業務フローによって分かりやすくまとめてくれます。
生産管理業務をスムーズに行なうためにも、業務フローの存在は必須といえるでしょう。他にも、業務フローを作成することで、様々なメリットが存在します。
業務フローを作成するとどのような結果が得られるのか。業務フローの重要性や業務フローを用いた生産管理の流れなどを紹介します。
生産管理と業務フローの重要性
そもそも、なぜ生産管理や業務フローが必要なのでしょうか？それぞれの重要性について考えてみましょう。
生産管理とは何か？
生産管理とは、生産工程全体を管理するための業務です。受注管理・生産管理・工程管理・品質管理など、生産に必要となる管理業務を、生産管理によってまとめて管理します。
生産管理が必要とされる理由は、QCDの向上にあります。QCDとは「品質（Quality）」「コスト（Cost）」「納期（Delivery）」の頭文字を並べた言葉であり、顧客からの信頼を得るために、とても重要な3要素です。
ですが、生産管理に不備が生じると、QCDを保つことができなくなります。各部門間での情報共有が上手く行かず、作業にズレが生じるからです。それぞれの部門間で管理方法も異なるため、生産管理によって統一する必要もあります。
生産管理とはすべての工程・業務を一元管理するための必要な業務のことであり、製造業にとって、欠かすことのできない大切な管理要素といえるでしょう。
製品の評価指標として用いられるQCD。「品質」「コスト」「納期」からなる指標のことであり、それぞれを改善することで、製品としての質を上げることができます。 製造業ではもちろん、IT、農業、建設業など、様々な業界でQCDは評価さ[…]
業務フローとは何か？
業務フローとは、現場で行っている作業をフロー図（フローチャート）でまとめたものです。各プロセスを図で表現し、それぞれの図を流れに沿って矢印でつないでいきます。
フロー図を作るメリットは、全体の流れを目で見て追えることです。言葉では複雑な流れも、可視化することで分かりやすくなります。
また、一つのフロー図をみんなで共有するため、認識のズレも生じにくいです。「次に何をすればいいか」がすぐ分かり、連携もしやすくなるでしょう。
特に、生産管理は複数の管理をまとめる重要な業務です。他部門や部署と連携する場面も少なくありません。認識のズレをなくすためにも、業務フローによって流れを共有しておくことが大切です。
業務フローの重要性と基本
業務フローを導入することで、以下のようなメリットが生じます。どの要素も、生産するうえで大切な要素です。「業務フローとは何か？」の項目でも軽く触れましたが、改めて確認をしてみてください。
情報管理と生産管理
業務フローを作成することで、情報管理がしやすくなります。業務が可視化されるため、作業のし忘れや抜けを防げるからです。
もちろん、業務フローがなくても管理することは可能です。ですが、管理項目が多いと対応が忙しくなり、ついつい忘れてしまうこともあるでしょう。「人間だから仕方がない」といいたいところですが、それでは生産が正しく行なわれず、納期に間に合わなくなります。
そのような事態を防ぐためにも、業務フローでまとめる必要があります。可視化されることで次の作業が分かりやすくなり、管理業務がしやすくなるでしょう。
部門間連携の改善
業務フローを作成することで、部門間の連携がしやすくなります。同じフロー図を参考にするため、全体の流れを共有できるからです。
業務フローを参考にしながら作業することで、スムーズに製品や情報の受け渡しができます。
また、フロー図でまとめることで説明もしやすくなります。認識のズレを減らし、情報共有を強化できるでしょう。
属人化の解消
業務フローを作成すれば、属人化も防げます。属人化とは「特定の人物のみが作業できる状態」を指すもので、担当者が固定される場合に生じやすいです。生産管理も担当が固定されやすい業務であり、属人化がよく問題視されています。
ですが、業務フローで業務をまとめておけば、必要な業務内容が分かります。たとえ急な交代で引き継ぎが不十分な状態でも、「何をすればいいのか」が分かるでしょう。
とはいえ、業務フローで分かるのは全体の流れだけであり、詳しい業務内容までは分かりません。そのため、業務フローの作成だけで安心はせず、マニュアルの作成などの対策も必要です。
業務フロー図の作成方法
業務フローの基本は、「誰が見ても分かる」ように作ることです。製作者だけが分かるようなフロー図では、業務の改善や情報共有に活かせません。
「矢印はあまり交差しない」「プロセスは極力まとめる」など、一目で全体の流れが分かるようにまとめてください。
また、記号を統一することも大切です。製作者ごとに記号が異なるようでは、見た人が混乱してしまいます。「使う図形は菱形と丸型のみ」「重要な矢印は色を変える」など、作成のルールを決めておきましょう。
一見すると簡単そうな業務フローの作成ですが、実際には、業務の流れをすべてフロー図でまとめる難しい作業です。業務の抜けを作るわけにはいかず、作成者は業務に精通している必要があります。
他にも、各工程に聞き取りをして情報を補足したり、完成品を確認してもらってフィードバックを受けたりなど、他の人の意見も参考にすることで、誰が見ても分かりやすい業務フローの作成を目指してください。
生産管理の業務フローの7つのステップ
実際に、現場で行なわれる生産管理の流れを確認してみましょう。生産管理は、主に以下の業務フローの流れによって進められます。
- 需要予測
- 受注管理
- 資材購入・調達
- 生産計画策定
- 生産実行指示
- 出庫指示・納品指示
- 出荷後の情報管理
需要予測
ステップ1は、需要の予測です。今後必要となる製品や個数を予測し、あらかじめ準備をしておきます。事前に準備をしておくことで、販売競争にいち早く参入できます。
需要予測は、主にAIを使って行われます。lotなどのIT技術によって情報を収集し、その情報を基に、予測を組み立てるのです。過去のデータや市場情報など複数のデータを基に算出するため、AIの使用は必須といえます。
ただ、予測はあくまでも予測であり、外れることも珍しくはありません。そのため、需要予測は含めず、受注管理から始める場合もあります。
受注管理
ステップ2は、受注管理です。顧客からの注文内容を細かく管理します。主な作業は「注文書の確認や入力」「在庫の確認」「納期の確認や連絡」「受注伝票の作成」「注文請書の作成」の5つであり、営業部門や販売部門が主体となって顧客との契約を進めていきます。
納期やコスト（価格）を決める重要なステップでもあり、受注内容が後のステップに大きく影響をします。
資材購入・調達
ステップ3は、資材の調達です。受注内容から必要となる個数や種類を割り出し、必要な資材を購入・調達します。
個数や種類が合わないと、生産ができずに遅れてしまいます。逆多すぎると過剰在庫となって、コストが余計にかさんでしまうでしょう。
ムダのない生産をするためには、過不足のない準備が求められます。
生産計画策定
ステップ4は、生産計画の策定です。受注管理の情報を基に、生産計画を作成します。
また、計画の策定には工場の設備や稼働状況など、様々な要素も加味して生産計画が立てられます。特に忘れやすいのは従業員のシフトについてです。いくら設備や道具が空いていても、それを使う人がいないと生産はできません。時期によってはゴールデンウィークやお盆などで休む人もいるため注意が必要です。
他にも、在庫状況を把握していないことで完成品を入れるスペースがなかったりなどの凡ミスも考えられます。スケジュールの把握だけではなく、様々な可能性を考慮して計画を立てることも重要です。
生産実行指示
ステップ5は、生産の実施です。策定した生産計画を基に、実際に生産を開始します。問題がなければ滞りなく生産され、出荷指示を待つことになります。
ただ、製造にトラブルはつきものであり、多くの場合は、生産計画とのズレが生じてしまいます。もちろん、計画とズレが生じたままでは、納期に間に合いません。納期に間に合わせるためにも、生産工程をリアルタイムで把握し、状況に合わせて生産計画を組み替える必要があります。
生産実行指示でもっとも重要となるのは、工場全体の把握です。トラブルに対して迅速な対応ができるよう、工程の見える化が求められます。そして、工程の見える化を実現するためにも、すべてを一元管理できるITシステムの導入が望まれます。
出庫指示・納品指示
ステップ6は出荷や納品についてです。完成した製品を、受注管理の記録に基づき出荷指示をします。出荷部門や輸送部門への引継ぎが、主な業務内容といえるでしょう。
業務を効率よく進めるため、前ステップからの準備が必要です。前ステップが終わってから業務を開始すると、引継ぎにムダな時間がかかってしまいます。
効率よく作業を進めるためには、あらかじめ情報共有やシミュレーションをしておき、ステップが移ると共に引継ぎができるような環境を整えておくことが大切です。
出荷後の情報管理
ステップ7は、出荷後の管理についてです。顧客との契約は「製品を納品して終わり」ではありません。「顧客に届く」までが契約の内容となります。そのため、出荷した後は、納品日時・出荷個数・使用原材料・搬送ルートなど、出荷後の情報管理も必要となります。
もちろん、納品時に製品トラブルが生じた際は、迅速な対応が必要です。トラブル対応と原因究明がしやすいような、情報管理体制が望まれます。
少し前までは、出荷後の情報管理はあまり重要視されていませんでした。もちろん、以前も出荷後の情報管理は行なわれていましたが、あくまでもトラブル対応への一環であり、大切なのは生産工程における品質管理と思われていたためです。
ですが、近年は他社との違いを出すため、アフターケアについても注目されるようになってきています。同じ製品から選ぶなら、よりサービスが良い企業を選ぶのが一般的です。そのことから、近年では出荷後の情報管理についても重要視されています。
進捗管理
1～7のステップとは別に、進捗管理も同時に進める必要があります。進捗管理とは生産の進捗を管理する業務であり、生産計画とのズレを把握するために必要となります。
進捗管理が不十分だと、進捗のズレに気が付かず、納品に遅れてしまいます。全体的なズレにも発展し、生産計画を一から作り直さなければなりません。被害を最小限に抑えるためには、早期にズレを発見し、素早く修正することが大切です。
全体の流れに影響することを考えると、ある意味、進捗管理が最も重要な業務ともいえるでしょう。
注意点としては、他の部門との調整も必要なことです。生産は製造部門だけが担当するわけではありません。販売部門や物流部門などもあり、連携しながら生産が進められます。他の部門にも影響が出る場合は、他部門の情報も加味し、総合的に判断する必要があります。
業務改善と効率化の方法
業務フローの作成は、あくまでも生産管理を分かりやすくするための方法であり、業務改善につながるわけではありません。もちろん、内容が分かりやすくなることである程度の業務改善は期待できますが、より改善するためには別の手段も必要となります。
では、どのように業務改善を行なっていけばいいのでしょうか？
5S活動
一つ目の方法は、5S活動を実施することです。5Sとは、職場環境を改善するために必要な5つの要素のことであり、それぞれの内容は以下の通りとなります。
- 整理：不要なものを捨てること
- 整頓：置き場所を決めて、綺麗に片づけること
- 清掃：汚れを綺麗にし、道具や設備を点検すること
- 清潔：整理・整頓・清掃によってできた環境を維持し続けること
- 躾：整理・整頓・清掃・清潔による活動をルール化し、全従業員に教育すること
簡単にまとめると、「職場環境を綺麗にして、活動しやすくしよう」といった内容です。整理や整頓によって必要なものを取りやすくし、清掃によってトラブルや事故を減らします。そして、その状態を維持することで、作業や移動がしやすい環境を整えるわけです。
必要なものにすぐ手が届けば「ものを取りに席を立つ」必要がありません。普段から清潔を意識しておけば、毎日の清掃時間を短くできます。大幅な改善につながるわけではありませんが、こまごまとしたムダを削除し、結果として業務改善へとつながります。
他にも、5S活動は品質向上やコストダウン、さらには短納期の実現などのQCDの向上にもつながるため、意識して取り組むことが大切です。
製造業でよく耳にする5S活動。現場環境を改善することで作業効率や生産性が向上することから、多くの企業が注目・取り入れています。 もちろん、5Sの考えは製造業だけではありません。医療業界、物流業、サービス業、小売業なども実施して[…]
プロセス改善ポイントの可視化
二つ目の方法は、各プロセスを可視化することです。業務内容を可視化することで明確にし、問題点を探しやすくします。そして、浮き彫りとなった問題を課題とすることで、業務改善をはかります。
主な方法としては、QC7つ道具が挙げられます。QC7つ道具とはグラフや図などを用いたフレームワークのことであり、形式に数値や要因を当てはめ考えることで、問題点や課題が見えてきます。「数字は嘘をつかない」ともいわれており、QC7つ道具を活用することで、意外な問題点が見つかることも珍しくはありません。
また、数値を使わないことで製造業以外も活用できるようにした、新QC7つ道具といったものもあります。内容はQC7つ道具と異なりますが、「問題点（要因）を見つけ改善の足がかりとする」点に関しては、QC7つ道具と同じです。
効率よく可視化し問題を発見するためにも、既存のフレームワークをぜひ活用してみてください。そして、改善した後は実際に業務を流し、効果を確認したうえで業務プロセスに組み込んでいきましょう。
ITシステムの導入
三つ目の方法は、ITシステム（生産管理システム）を導入することです。アナログ作業をデジタル作業へと移行することで、大幅な業務改善を目指します。
今までの生産管理体制では、アナログ作業によって入力するのが一般的でした。紙への記載はもちろん、Excelへの記載も手入力なのは変わりありません。時間がかかるだけではなく、従業員への負担からヒューマンエラーも誘発させます。
ですが、生産管理システムを導入すれば、そのようなアナログによる手間は必要ありません。生産に合わせて自動入力され、入力する手間が短縮されます。従業員への負担軽減はもちろん、自動入力によってヒューマンエラーも防ぐことができるのです。
また、リアルタイムでの情報共有も可能にします。在庫状況や次の工程の進捗などを手元のタブレットなどから確認でき、わざわざ目視で確認へ行く必要もありません。他にも、ボトルネックのような作業停滞の原因も発見でき、迅速な対応を可能にします。
生産管理システムの導入によって、今までのアナログ業務を、すべて過去の業務へと変えてくれるでしょう。
生産管理システム以外にも、会計や人事などを総合的に管理できる「ERPパッケージ」や、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるノーコードツール仕様のITシステムも存在しています。ITシステムごとに特徴は異なりますので、自社に合うITシステムを探してみてください。
生産をサポートする生産管理システム。近年は工場のデジタル化が推進されており、生産管理システムを導入する企業も増えてきています。中には、生産管理システムの導入を、既に検討している企業もあるかもしれません。 ですが、生産管理システ[…]
まとめ：業務フローは現場の業務プロセスを可視化するツール
業務フローは、現場の業務を可視化するためのものです。一見すると複雑な流れであっても、可視化することで分かりやすくなります。同じフロー図を見ることで情報共有もしやすく、他部門との連携強化や属人化を防ぐ助けにもなるでしょう。
生産管理を業務フローで表現すると、主に7ステップ+1ステップによって構成されます。初めて生産管理をする人でも、業務フローに沿って作業をすれば、問題なく生産管理業務を実施可能です。紹介したステップはあくまでも一例ではありますが、参考にして貰えればと思います。
ただ、業務フローを作成するだけでは、業務の改善にはつながりません。業務プロセスの効率化を目指すためには、別の活動も必要となります。
近年は、DX（デジタルトランスフォーメーション）やスマートファクトリーなど、IT技術を導入した工場のデジタル化が推奨されています。より生産管理を簡単にするためにも、生産管理システムやERPパッケージなどの導入を検討してみてください。
