近年、ネットワーク技術の発展により、デジタルワークスペースによる働き方が注目されるようになりました。従来のオフィス型勤務とは違い、働く場所を選ばない働き方は、従業員はもちろん、企業にもメリットがあります。
新型コロナウイルスの影響による後押しもあり、今後の新しい働き方として、様々な企業者業種が注目しているのです。
デジタルワークスペースとはどのような働き方なのか。重要な理由や導入によるメリットと合わせて紹介します。
デジタルワークスペースとは？
デジタルワークスペースとは、仕事場所を選ばない働き方・枠組みのことです。ネットワークを通じて作業することで、会社に出向く必要はなく、自宅からでも仕事ができます。
よくある方法としては、クラウド上にデータを保存しておく方法です。クラウドのデータはネットワーク上で保存しますので、パスワードなどが分かれば、自宅のパソコンからでも操作できます。仕事した内容は再びクラウドにアップデートすることで、次の工程に渡すこともできるのです。
他にも、会社にあるパソコンを直接操作できる「仮想デスクトップ（VDI：Virtual Desktop Infrastructure）」といったものもあり、近年のIT技術でなら、仕事をするため、わざわざ会社へ出向く必要はありません。
在宅ワークはもちろん、出張先のホテルや転勤先でも同じように仕事ができ、自由な働き方ができることから、多くの企業に注目されています。
関連する用語との違い
デジタルワークスペース以外にも、ネットワークを利用した、新しい働き方があります。それぞれどのような内容なのか、デジタルワークスペースを比べてみましょう。
Web会議ツールとの違い
Web会議ツールとは、ネットワークを通じて音声や動画を共有し、リアルタイムにコミュニケーション可能な会議ツールのことです。
ビデオ通話の多人数接続型のようなシステムであり、顔を見ながら対話することで、直接会って会議しているような親近感があります。Webカメラにボードや資料を表示させることも可能であり、従来の会議と何ら変わりのない会議が開けるでしょう。
自宅にいながら会議に参加できることから、デジタルワークスペースとの相性がとても良いです。
仮想オフィスとの違い
仮想オフィスとは、ネットワーク上にオフィスを模した仮想モデルを作成し、従業員のアバターやアイコンを表示することで、従業員を管理するシステムのことです。
「出勤中」や「休憩中」など従業員の状態を表示・動かすことで、従業員の様子が一目で分かるようになります。
仮想空間内とはいえ、仮想オフィスは実際に出社しているような気分にさせます。他の従業員アバターもリアルタイムに動くため、在宅ワークであっても、程よい緊張感を持って仕事が行えるでしょう。
メタバースとの違い
メタバースとは、ネットワーク上に設立された仮想空間のことです。個別のアバターを用いて、仮想空間内を体験することができます。
仮想空間の使い方には特に決まりはなく、ゲームやイベントなど、コンテンツを用意すれば様々なことに利用可能です。
もちろん、仕事にも活用できます。オフィスや作業場を仮想空間に再現すれば、仮想オフィスと同じように利用できるでしょう。
アバターは自分で動かすこともできるため、メタバース内で、実際のオフィスと同じように仕事ができます。
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デジタルワークプレースとの違い
デジタルワークプレースとは、デジタルツールを合わせた、ネットワーク上での職場のことです。メタバース内にWeb会議ツールや仮想オフィスなどをひとまとめに導入し、ネットワーク上でも快適に仕事ができるよう環境を整えます。
デジタルワークスペースと用語は似ていますが、デジタルワークプレースは働く場所（空間）、デジタルワークスペースは働き方（周囲環境）といった違いがあり、それぞれ、別の意味を指します。大まかに説明するなら「デジタルワークプレースは個人、デジタルワークスペースは周囲に対する働き方改革」と思っても良いでしょう。
デジタルワークスペースや他のワークシステムと同じように、自由な働き方の一つとして将来性が期待されています。
デジタルワークスペースが重要な理由
デジタルワークスペースが必要とされる理由は、働き方改革が推奨されているからです。
働き方改革とは、「労働者がそれぞれの事情に合わせた働き方を選べる」改革のことであり、介護や育児で働く時間が無い人、心身に疾患を抱えることで働きに出かけられない人でも、自宅にいながら働くことを選べます。
特に、近年は新型コロナウイルスの影響により、在宅ワークが推奨されています。様々な理由から従来のオフィス型勤務以外の働き方が求められ、それに対応するため、デジタルワークスペースが必要とされているのです。
また、単純にデジタル社会に移行しているからでもあります。IT機器やクラウドサービスの導入がどの企業でも進められており、時代に合わせた働き方が求められています。
今後、働き方改革によって自由な働き方が取り組まれる中、いつまでもオフィス型勤務だけの企業では人が集まらないでしょう。新しい人材を確保するためにも、デジタルワークスペースの使い方が重要になってきます。
デジタルワークスペース導入のメリット
デジタルワークスペースを導入すると、このようなメリットがあると考えられます。
- 業務の生産性向上
- コスト削減
- 従業員満足度向上
ではこのメリットが実際にどのようなものなのか見ていきましょう。
業務の生産性向上
デジタルワークスペースを導入することで、業務効率の向上が期待できます。例えば、出社する時間を作業する時間に回せるため、単純に生産量が増えるからです。
「確認するために出社する」「印鑑をもらうために出社する」といった、面倒な手間もなくなり、すべて在宅ワークで済ませられるでしょう。
さらに、一度の認証で関連システムをまとめて操作可能にするSSO（シングルサインオン）を導入すれば、個別にユーザー認証する必要もありません。いちいち作業を止められる心配がなくなり、効率的に作業が進められます。
コスト削減
生産性の向上だけではなく、同時にコスト削減にもつながります。例えば、すべてがデジタルでのやり取りになるため、紙やインクなどの消耗品が不要になるからです。エアコンやライトも必要最低限にすることで、光熱費の節約にもなるでしょう。
また、従業員の少ない中小企業なら、家賃が安い物件に移転する考えもあります。在宅ワークによって出社人数が減れば、わざわざ高い使用料を払って、大きなオフィスやビルをレンタルする必要はありません。立地も気にする必要がなくなり、地方の安い物件を選ぶこともできるのです。
他にも、従業員の交通費を削減したり、業務の効率化によって残業を削減したりなど、人件費からのコスト削減も可能にします。
従業員満足度向上
デジタルワークスペースの影響は、企業だけではなく従業員にもメリットがあります。自由な時間に仕事ができますので、介護や育児があって忙しい人でも無理なく働けます。
特に、通勤が不要になるのは、従業員にとっての最大のメリットとも言えます。在宅ワークになれば、朝の時間を有効活用したり、満員電車に悩まされる心配もありません。終電の心配もなく、毎日自宅のベッドで就寝できます。
さらに、ストレスの主な原因といわれる人間関係においては、苦手な人と必要以上に顔を合わせる機会を減らすこともできます。在宅ワークをするだけでストレスフリーになります。
デジタルワークスペースによって従業員の満足度は向上し、やる気が出ることで、生産効率もアップするでしょう。
まとめ：より良い働き方の選択肢の一つ
デジタルワークスペースを導入することで、働き方の選択肢が生まれます。在宅ワークに移行することで、生産効率の向上やコスト削減が期待でき、より会社の発展につながるでしょう。
また、デジタルワークスペースのメリットは従業員側にもあります。満員電車や面倒な人間関係を気にする必要がなくなり、ストレスフリーに仕事ができるからです。
デジタルワークスペースでの働き方を求める人は多く、今後の働き方の一つとして、様々な企業が注目しています。
ただ、製造業は現場での仕事が中心であり、デジタルワークスペースの恩恵が受けにくい部分があります。他拠点と連携がしやすい、管理業務がしやすいなどはありますが、他の業種と比べると、現時点では過度な期待はできません。
とはいえ、近年はIT技術の技術が進歩し、AIを使用した遠隔管理も研究されています。ドイツではインダストリー4.0が、日本ではコネクテッドインダストリーズが発表されたように、AIによる自動化を目指した政策は、世界中で行われています。
将来的には、自宅にいながら製造指示が行えるようにもなり、製造業のデジタルワークスペース化も、期待されていると言えるでしょう。
