職場環境を整える5S活動は、現場環境の整備が働きやすさに大きく影響することから、継続的に（＝日常業務として）実施すべき活動といえるでしょう。
そんな5S活動ですが、近年ではデジタル化する取り組みが広まっています。従来のアナログ式5S活動では不十分な部分があり、課題解決の方法として、デジタル技術の活用が進められています。
近年はデジタル技術の発展に伴い、社会全体のデジタル化が進展しています。デジタル化社会に合わせた生産を行なうためにも、5Sのデジタル化について知っておく必要があるでしょう。
デジタル化とはどのようなことを行なうのか。デジタル化するメリットやデジタル化の進め方など、本記事では、5S活動をデジタル化する意義や背景、メリット、実際の進め方、注意点までをわかりやすく解説します。
5Sのデジタル化とは何か？
5Sとは、「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seiso）」「清潔（Seiketsu）」「しつけ（Shitsuke）」からなる5つの取り組みを指します。それぞれの取り組みを行なうことで、継続的に職場環境を整えることを目的としています。
より良い職場を作る上で、5S活動は欠かせない取り組みといえるでしょう。
- 整理：必要と不要を分けて管理すること
- 整頓：物の置き場を決めて守らせること
- 清掃：掃除や点検を行なって正しい状態を保つこと
- 清潔：整理、整頓、清掃された状態を保つこと
- しつけ：継続的に5S活動ができるよう教育や規則を決めること
そもそも5S活動の目的
5S活動の目的は、職場を綺麗にして作業効率を高めることです。不要な物が多いと作業の邪魔になりますし、モノが乱雑だと探すのに時間がかかります。汚れや故障があると安全性が損なわれるなど、5S活動が不十分だと効率よく作業ができません。効率よく作業をするためには、まず現場を整えることが大切なのです。
また、不要な物を処分すればコストを削減できる、物の整理ができていれば在庫管理が行なえる、清掃を行なえば異物混入を防げるなど、効率化以外の効果も期待できます。
製造業界において、「品質（Quality）」「コスト（Cost）」「納期（Delivery）」は事業成功に欠かせない要素といわれています。清掃をすることは品質に影響し、整理することはコスト削減になります。そして、整頓によって作業時間を短縮できるといったように5S活動とQCDは親密な関係にあるといえるでしょう。
5S活動をすることは、ただ作業の効率化を目指すだけではありません。ひいては、顧客からの信用向上や企業の利益向上につながっていくのです。
5Sのデジタル化の定義
デジタル化とは、従来のアナログ作業をデジタル技術に置き換える取り組みのことです。手書きだったことをパソコン入力に変更するといったように、面倒なアナログ作業がデジタル作業によって効率的に行なえます。
5S活動のデジタル化では、従来の管理業務を機械によって行ないます。今まで手作業で分別して整理していた作業を、センサーやAIを活用することで自動的に分別できるようにします。ほかにも、デジタルマップで配置場所を表示する（整頓）、ロボットで掃除を行なう（清掃）など、デジタル技術を用いた管理方法へと移行するわけです。
取り組む方法をデジタル化することで、より効率的に5S活動ができるようになります。
なぜ今、5Sのデジタル化が求められているのか
製造業を取り巻く環境は年々変化しており、人手不足や高齢化、情報管理の煩雑さといった課題が浮き彫りになっています。加えて、デジタル技術の進展により、これまでアナログで行なっていた5S活動も見直しが求められる時代に突入しています。
デジタル化によって5Sの“見える化”と“継続性”を高めることで、現場の改善活動を一段と強化することができるでしょう。
5S活動は昔から行なわれており、アナログのまま続けている企業は多いです。ではなぜ、5S活動にデジタル化が求められているのでしょうか？
紙・Excel運用の限界
デジタル化が求められる理由は、紙やExcelでの運用に限界があるからです。紙やExcelでの管理だとリアルタイムでの情報共有が難しく、活動内容を即座に反映ができません。情報の食い違いなどが発生することで、改善につながらないこともあります。
また、紙での管理だと保管するのも大変です。記録が多くなれば、管理スペースを圧迫してしまいます。定期的に古い記録を捨ててスペースを確保する方法もありますが、それだと、過去の状況を振り返ることができなくなり、記録を残す意味が薄れてしまうでしょう。
Excelの場合でも同様に、記録が増えると端末を圧迫し、処理速度が低下することがあります。
ほかにも、ヒューマンエラーや属人化のリスクがある、転記や集計作業に時間がかかる、コストがかかるなどの問題点も挙げられます。
限界を抱えたまま、無理に管理を続けても効率が悪いだけです。効率化やミスを減らすためにも、デジタル化による新しい活動方法が求められています。
人手不足・属人化との関係
業界の人手不足も、デジタル化が求められている理由の一つです。単純に5S活動を行なう人が足りないため、代わりとなるデジタル技術が求められています。
また、人手不足は業務の属人化もまねきます。人手が足りないことで同じ人が作業をしてしまい、その結果として、ほかの人では業務がわからなくなってしまうのです。
仮に、清掃担当の人が異動や退職でいなくなったとしましょう。すると、ほかの人では清掃業務が満足にできず、今までのような状態を保つことができなくなります。清掃が不十分であることで異物が混入するようにもなり、品質の低下を招いてしまいます。
属人化を防ぐためにも、デジタル技術によって技術や情報を共有する必要があるでしょう。
5Sをデジタル化するメリット
デジタル化することは、業務を効率化できるだけではなく以下のようなメリットもあります。
改善状況が「見える化」される
一つ目は、取り組みが見える化することです。管理システムによって一元管理されることで、外部デバイスからも内容が把握できるようになります。
活動内容がわかれば、ほかの人が参考にすることもできます。属人化を防げるだけではなく、新人教育にも役立つでしょう。
また、リアルタイムで確認できることも大きいです。急な変更が生じても、変化に合わせて迅速に対応がとれます。他部門との連携も取りやすくなることで、フォーマットを企業全体で統一化させられるでしょう。
5Sが“イベント”から“日常業務”になる
二つ目は、5S活動を無理なく続けられることです。デジタル技術によって取り組みの手間がなくなることで、自然に取り組みが続けられます。
5S活動は必要ですが、取り組む規模が大きくなると面倒に感じる人も多いです。日々の清掃やチェックシートの記録**（頻度は工程・リスクに応じて設計）など、手間を感じてサボってしまう人は珍しくありません。
そこでデジタル技術で自動化できれば、日々の（高頻度の）取り組みが楽になります。負担がないことから手間に感じにくく、継続がしやすいといえるでしょう。
5S活動で大切なことは継続して続けることです。一過性の取り組みにしないためにも、続けられる仕組みを整えてください。
現場と管理側の共通言語ができる
三つ目は、現場と管理で情報共有ができることです。デジタル管理で情報を統一化することで、同じデータを参照できるようになります。
業務を行なう上で、情報共有はとても重要な要素です。互いの認識にズレがあると、正しく物事を判断できずミスやトラブルの原因となります。認識のズレをなくすためには、同じデータを参照することが、最も効果的といえるでしょう。
また、感情論をデータ化できることも大切です。主観的な説明だと感情論が含まれ相手に伝わりにくいですが、マニュアル化されたデジタルデータなら客観的に説明ができます。
「それぞれが何について話しているのか」を正しく把握するためにも、一元管理によって互いの認識を統一する必要があるでしょう。
5Sのデジタル化の具体的な方法（スモールスタート）
デジタル化で大切なことは、スモールスタートを意識することです。スモールスタートとは小さく始めて段階的に拡大する手法で、急な変化によって現場を混乱させないために必要といえます。
デジタル化しやすい5S業務例
まずは、点検チェックシートを自動化することからデジタル化するといいです。センサーで現場を確認して管理シートにチェックを入れる程度なら、現場が混乱せず自然に受け入れられます。
チェックが自動入力されれば、「実施したけどチェックし忘れていた」といったミスもなくせるでしょう。
ほかにも、記録管理をデジタル化するのもいいです。活動写真や資料などをデジタル化すれば、管理スペースがスッキリします。
また、デジタル管理がされれば、検索もしやすいです。事例や指摘内容から過去の記録を検索したりなど、スムーズに探すことができるでしょう。
入力作業を面倒がる人も多いですので、自動入力がされる作業から検討してみてください。
いきなりシステム導入しなくてもできること
デジタル化の基本は管理システムを入れることですが、いきなりシステムを入れなくてもできることはいろいろあります。
例えば、クラウドサービスの活用です。クラウド上に活動記録を保存しておけば、タブレットでいつでもどこからでも確認ができます。同じファイルを共有することで、他部門との連携もしやすくなります。
また、フォーマットを統一化することも大切です。取り組む内容や報告書を統一することで、誰が作業をしても同じように結果が出せます。やり方がわかることから情報共有もしやすく、属人化も防げるでしょう。
管理システムの導入は重要ですが、導入には膨大なコストがかかります。管理システムに合わせて業務を変える必要もあるなど、導入には課題がつきものです。
将来的には管理システムを導入したいですが、まずは、管理システムがなくてもできることを探してみてください。
5Sのデジタル化で失敗しやすいポイント
デジタル化に失敗しないためにも、以下のポイントに注意して行なってみてください。
ツール導入が目的化する
デジタル化をする際は、デジタル化をする目的を忘れないでください。デジタル化はあくまでも「5S活動を効率よくやる」ための手段であり、デジタル化することが目的ではありません。
デジタル化をしても効果がでないようなら、無理にデジタル化を進める必要はないです。デジタル化はあくまでも一つの手段として考え、現場にとって最も効果的な手段を選択しましょう。
現場を巻き込めていない
現場との連携ができていない場合も、デジタル化に失敗しやすいです。5S活動は現場の作業員が行なう取り組みですので、現場が理解していないと取り組みはうまくいきません。
現場の問題点は、現場で働く作業員の方がよくわかっています。情報共有も必要ですので、デジタル化をする際は、必ず現場も巻き込むようにしましょう。
改善と結びついていない
デジタル化をする際は、「デジタル化によってどのように改善されるのか」を明確にしてください。デジタル化の影響が不明なままだと、導入しても改善と結びつかないことがあります。
当然ですが、ツールを導入しても改善に結びつかなければ導入した意味がありません。「どのような問題があるのか」「どのような改善したいか」「改善するにはどのようなツールが必要なのか」を明確にしてから、導入の計画を立てましょう。
また、導入した後は、効果を確認することも大切です。計画はしっかりしていても、実際に行なってみたら計画と異なることはよくあります。予想通りの結果が出て、初めてデジタル化が成功したといえるでしょう。
改善と結びつかない時は計画を練り直し、意味のあるデジタル化を目指してください。
まとめ：5Sのデジタル化はDXの第一歩
5S活動は、効率化を目指す上で重要な取り組みです。安全性や利益を向上させるためにも、継続して取り組む必要があります（頻度は工程・リスクに応じて最適化）。
5S活動のデジタル化は、そうした継続的な取り組みを楽にするためのものです。自動化によって業務が効率化され、無理なく継続できるようになります。5Sが続かない現場こそ、デジタル化の効果が大きいといえるでしょう。
5S活動のデジタル化は、難しいデジタル化ではありません。管理システムを導入せずともできるデジタル化も多く、低コストで始められます。DXを目指す第一歩として、まずは5S活動をデジタル化してみてください。
